1.1. Giriş

 

İşbu Gizlilik Politikası (“Politika”), PHL Yazılım Anonim Şirketi (“PHL Yazılım” veya “Şirket”) tarafından işletilen Safahat.ai platformu; safahat.ai alan adı ve alt alan adları, web uygulaması, masaüstü UYAP köprü uygulaması, müşteri altyapısında konumlandırılan kurulumlar (on-premises) ve bunlarla bağlantılı tüm hizmetler (birlikte “Platform”) aracılığıyla kişisel verilerin nasıl toplandığını, işlendiğini, aktarıldığını ve korunduğunu açıklamaktadır. Bu Politika, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında hazırlanan KVKK Aydınlatma Metni ve Çerez Politikası ile birlikte bir bütün olarak okunmalıdır.

Unvan: PHL Yazılım Anonim Şirketi

Adres: Çengelköy Mah. Kemalettin Tuğcu Sk. No: 19 İç Kapı No: 1, Üsküdar / İstanbul

Ticaret Sicil No: 1064223 (İstanbul Ticaret Sicili)

MERSİS No: [●]

Vergi Kimlik No: 7291330777

E-posta: info@safahat.ai [●] — KVKK başvuruları için: kvkk@safahat.ai [●]

KEP Adresi: [●]

 

1.2. Kapsam ve Şirketin Rolleri

 

Platformun niteliği gereği Şirket, kişisel veriler bakımından iki farklı sıfatla hareket etmektedir:

  • Veri Sorumlusu sıfatıyla: Web sitesi ziyaretçileri, üyeler, kullanıcılar, müşteri yetkilileri, aday müşteriler ve iş ortaklarına ait kişisel veriler bakımından Şirket veri sorumlusudur. İşbu Politika ve KVKK Aydınlatma Metni esas olarak bu verileri kapsar.
  • Veri İşleyen sıfatıyla: Kurumsal müşterilerin (bankalar, varlık yönetim şirketleri, hukuk büroları vb.) Platform üzerinde işlediği dava ve icra dosyalarına ilişkin veriler (borçlu, taraf, tebligat, tahsilat verileri vb.) bakımından veri sorumlusu ilgili müşteri olup, Şirket bu verileri yalnızca müşterinin talimatları doğrultusunda ve müşteri ile akdedilen hizmet sözleşmesi ile veri işleme hükümleri çerçevesinde veri işleyen sıfatıyla işler. Bu verilere ilişkin talepler ilgili veri sorumlusu kuruma yöneltilmelidir.

 

1.3. Toplanan Kişisel Veriler

 

Şirket, veri sorumlusu sıfatıyla aşağıdaki veri kategorilerini toplayabilir:

  • Kimlik ve iletişim verileri: Ad, soyad, unvan, temsil edilen kurum, e-posta adresi, telefon numarası; avukat kullanıcılar bakımından baro ve sicil bilgisi.
  • Hesap ve üyelik verileri: Kullanıcı adı, şifre özeti (hash), yetki ve rol tanımları, abonelik ve paket bilgileri.
  • Finansal veriler: Fatura bilgileri, ödeme ve tahsilat kayıtları. Kredi kartı bilgileri Şirket sistemlerinde saklanmaz; ödeme, yetkili ödeme kuruluşları aracılığıyla gerçekleştirilir.
  • İşlem güvenliği ve kullanım verileri: IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, oturum ve erişim kayıtları (log), Platform üzerinde gerçekleştirilen işlemlere ilişkin zaman damgalı kayıtlar.
  • Destek ve iletişim verileri: Talep, öneri ve şikâyet yazışmaları ile bunların içeriği.
  • Çerez verileri: Ayrıntıları Çerez Politikası’nda açıklanan veriler.

UYAP üzerinden erişilen dosya verileri, münhasıran kullanıcının kendi elektronik imzası ve vekâlet yetkisi çerçevesinde, kullanıcının cihazında çalışan köprü uygulaması aracılığıyla işlenir. Şirketin UYAP’a kullanıcıdan bağımsız veya doğrudan bir erişimi bulunmamaktadır.

 

1.4. İşleme Amaçları

 

  • Platform hizmetlerinin sunulması, üyelik ve hesabın oluşturulması, yönetilmesi ve sözleşmenin ifası,
  • Faturalama, ödeme ve tahsilat süreçlerinin yürütülmesi,
  • Bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimin önlenmesi ve denetim kayıtlarının tutulması,
  • Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurum taleplerinin karşılanması,
  • Destek taleplerinin karşılanması ve kullanıcı iletişiminin yürütülmesi,
  • Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve Platformun geliştirilmesi (mümkün olduğu ölçüde anonim veya toplulaştırılmış verilerle),
  • Açık rızanın bulunması hâlinde tanıtım ve pazarlama iletişimi.

 

1.5. Yapay Zekâ ve Model Eğitimi

 

Kullanıcıların veya kurumsal müşterilerin Platforma yüklediği dosya içerikleri, dilekçeler ve müşteri verileri; ilgili müşterinin açık ve yazılı izni olmaksızın genel amaçlı yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz. Ürün geliştirme amaçlı analizler, mümkün olan azami ölçüde anonimleştirilmiş veya toplulaştırılmış veriler üzerinden yürütülür.

 

1.6. Verilerin Aktarılması

 

Kişisel veriler; hizmetin gerektirdiği ölçüde barındırma, ödeme, e-posta ve iletişim altyapısı sağlayıcıları gibi tedarikçilere, hukuki yükümlülükler kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve gerekmesi hâlinde hukuk, vergi ve denetim danışmanlarına, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerindeki şartlara uygun olarak aktarılabilir. On-premises (müşteri altyapısında) kurulumlarda dosya ve müşteri verileri müşterinin kendi altyapısında kalır. Yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcı kullanılması hâlinde aktarım, KVKK’nın 9. maddesindeki güvencelere uygun olarak gerçekleştirilir. [Kullanılan barındırma/analitik sağlayıcılara göre güncellenecektir ●]

 

1.7. Saklama Süreleri

 

Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve her hâlükârda ilgili mevzuatta öngörülen azami süreler dikkate alınarak saklanır. Bu kapsamda; ticari defter ve kayıtlara esas veriler 6102 sayılı TTK ve 213 sayılı VUK uyarınca 10 yıl, internet trafik kayıtları 5651 sayılı Kanun uyarınca ilgili süreler boyunca, sözleşmeden doğabilecek uyuşmazlıklara ilişkin veriler ise genel zamanaşımı süreleri boyunca muhafaza edilebilir. Sürelerin sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

 

1.8. Veri Güvenliği

 

Şirket; iletim ve depolamada şifreleme, rol bazlı erişim kontrolü, kayıt (log) tutma, ağ ve uygulama güvenliği önlemleri ile düzenli güvenlik değerlendirmeleri dâhil olmak üzere KVKK’nın 12. maddesi uyarınca gerekli teknik ve idari tedbirleri uygular. Elektronik imza donanımı ve buna bağlı işlemler kullanıcının kendi istemcisinde gerçekleşir; e-imza PIN bilgisi Şirket sunucularına iletilmez ve saklanmaz.

 

1.9. Haklarınız

 

KVKK’nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınız ve bu hakların kullanım usulü, KVKK Aydınlatma Metni’nin ilgili bölümünde ayrıntılı olarak açıklanmıştır.

 

1.10. Değişiklikler

 

Şirket, işbu Politika’yı mevzuat ve hizmetlerdeki değişikliklere bağlı olarak güncelleyebilir. Güncel sürüm, yürürlük tarihiyle birlikte Platform üzerinde yayımlanır; esaslı değişiklikler kullanıcılara ayrıca bildirilir.